在开发海外客户的渠道中，邮件外贸开发信成为了企业拓展国际市场、寻找潜在客户的重要手段。然而，许多外贸新人在尝试通过企业邮箱发送开发信时，往往会遇到邮件被退回、进入垃圾箱、甚至被列入黑名单等一系列问题。这些问题不仅影响了邮件的送达率，也严重挫伤了业务员的积极性。那么，如何有效地解决这些问题，提高开发信的效果呢？本文将为你详细解析外贸开发信中常见的问题，并提供一系列的解决方案和实用技巧。
首先，我们需要了解什么是垃圾邮件，以及哪些邮件会被判定为垃圾邮件。这是避免开发信被误判的第一步。接着，我们将深入探讨影响邮件送达的三大主要原因：技术设置、邮件发送行为和邮件内容。通过对这些因素的逐一分析，我们可以找到提高邮件送达率的关键所在。
在这篇文章中，你将学到如何正确设置邮箱的SPF、DKIM和DMARC记录，如何通过邮箱预热来避免不正常的邮件发送行为，以及如何精心设计邮件内容以提高邮件的吸引力。这些知识和技巧将帮助你在外贸的道路上更加顺畅地前行。现在，就让我们开始这段提升外贸开发信效果的学习之旅吧！
外贸新人，是不是遇到过下面的情况：
1、发送的邮件大多被退回；
2、发送的邮件大多进入了垃圾箱；
3、遭到大量投诉，被 Spamhaus 列入全球黑名单；
4、由于发送大量开发信被判定发送垃圾邮件，遭到限流或封号；
这个时候，是不是在抱怨企业邮箱不好用，或者找客服理论企业邮箱问题。其实你冤枉企业邮箱了！
你需要先了解“什么是垃圾邮件，哪些邮件属于垃圾邮件？”中介绍的法律法规。
是不是感觉开发信没法发了，但是很多企业都在发，这是为什么呢？是用的企业邮箱好吗？当然不是，用的企业邮箱和你用的没啥区别。
既然很多外贸老手能发开发信，当然就需要了解邮件的运行规则。
邮件被拒、进垃圾箱、被投诉，而不是正常进入收件箱，总体而言，有3类主要原因
1、技术设置原因；
2、邮件发送行为原因；
3、邮件内容原因；
我们一个一个讲。仔细学习。（这里嫌麻烦的朋友，可以使用“EDM”发送开发信，不用学习啦！）
一、邮箱的技术设置
如果你用的是“凯方全球邮”，那么你的邮箱一定能够设置SPF, DKIM, DMARC等设置；而如果你使用的是其它品牌的邮箱，不一定能够设置DKIM, DMARC等设置。其中SPF，DKIM是必做的设置，DMARC为为非必须设置。 这也从技术上让使用免费邮箱发送数量较多的邮件处于劣势。
1、什么是邮箱SPF设置？
SPF（发件人策略框架）全称是Sender Policy Framework，这是一个 你的邮箱域名的DNS 记录，其中包含有关允许从特定域名（例如，@http://company.com）发送电子邮件的服务器的信息。开通使用“凯方全球邮”会要求必须设置域名SPF解析，SPF设置完成以后，你可以验证来自您的域名的邮件是否由您授权的邮件服务器和 IP 地址发送。
如果没有设置 SPF，诈骗者可以利用你的邮箱发送看似来自你的诈骗邮件。因此，如果你没有设置SPF，国外的收件邮箱服务器，当你的邮件发送数量较大的时候，非常容易将你的邮件自动判定为诈骗邮件，拒绝接收。
2、什么是邮箱DKIM设置？
DKIM 证明您的邮箱属于属于特定组织。只有公司组织，才有资格发送数量较多的邮件，而不是个人。
这也是为什么，你必须设置DKIM，让国外的客户的收件邮箱服务器认为你是一个公司组织。
DKIM（DomainKeys Identified Mail）是另一项技术标准，可帮助识别虚假邮箱地址、打击垃圾邮件以及防止欺骗和身份盗用。
DKIM 将数字签名添加到您的电子邮件的标题中，然后邮件服务器会检查以确保邮件内容没有更改。 与 SPF 一样，DNS 中也存在 DKIM 记录。
3、怎么样为你的邮箱设置SPF, DKIM, DMARC设置？
可以参阅“凯方全球邮：SPF/DKIM/DMARC设置教程”，如果你的邮箱SPF, DKIM, DMARC都正确设置了，那么在后面教程中，使用一些三方送达率检测工具中，会提示你已经设置成功。
4、其它的技术原因导致邮件退回或者进入垃圾箱
跟域名、邮箱名称有关系。如果你的邮箱域名很奇怪，比如后缀为.xyz域名，也更加容易让你的邮件进入垃圾箱；不要使用sales01@company.com; sales@copmpany.com 这类generic emails作为你的发件邮箱。
技术上会让你的邮件进入垃圾箱，因为收件箱服务器能够非常容易识别这是一个发送大量销售邮件的邮箱。同样，作为一个人，国外的采购也不会想和一个sales01@company.com 的人沟通。
请使用你的名字作为邮箱前缀，比如 anna.wang@company.com
二、不正常的邮件发送行为原因导致的邮件进入垃圾箱或邮件退回
什么是不正常的邮件发送行为？
收件邮箱服务器会自动拦截那些不正常的邮件发送行为，具体包括：
1、邮件发送速度过快，每一封邮件之间的发送时间间隔过短；
2、邮件发送数量长时间很低，突然之间暴增；
3、发送大量邮件，都没有得到这批邮件的回复；
4、国外的收件邮箱收件人将你的邮件手动标记为垃圾邮件。
上面的这4个行为，都属于不正常的邮件发送行为。
你有没有过这样的经历：很长时间没有使用邮箱发送开发信了，这个月因为公司要求，开始猛发1000封邮件。这种情况你的邮件绝对发不出去。因为这就是不正常的邮件行为。
那么，怎么用处理这个问题呢？
只有一个方案：邮箱预热（你可以理解为养号）。邮箱和社交媒体Facebook一样，在发送campaigns之前都是需要养号的。能理解吧？
那么邮箱预热具体操作是怎么样的呢？
你把自己的邮箱接入了一个邮箱预热工具以后，这个邮箱预热工具会通过你的邮箱自动发送数量缓慢上升的邮件，并且让这些邮件得到一定比例的回复，比如30%的回复率。这些邮件内容是邮箱预热工具自动AI生产的。整个邮件发送和接收的行为就是一个模拟真人发送和接受邮件的行为。通过一段的邮箱预热以后，你的邮箱的域名的声誉值会上升，让你在发送数量较多的开发信的时候，不会被判定为”不正常的邮件行为“，从而让你的开发信顺利到达客户的收件箱里。
注意！！邮箱预热，特别是很久没有发送过大量开发信，或者经常出现退信和垃圾邮件的邮箱，要进行长期预热（最少30天）。不然还是会出问题（遭到大量投诉，触发违规，被邮箱服务商限流或封号）。
三、邮件内容不符合正常邮件的标准，被收件人邮箱拦截或投诉
1、别用烂大街的模板
有些模板是有可取之处的，但大多数的烂大街的模板千万不要套用。你得明白，已经有无数人用过这套经典模板，无数封经典模板开发信被邮件服务商识别为垃圾邮件，无数客户厌倦了这些一成不变的套路，以前刚开始也许还有用，现在啥用都没了！所以，你沿用烂大街的模板，不是去躺枪吗？此外，你跟公司的其它外贸业务员很可能共用一个IP，所以，你的开发信千万别直接套用他们的，你们IP一致内容还一个样，邮件服务商不封你封谁？
2、邮件的主题和内容要尽可能快地切换
也是为了防止短时间内发出的邮件的内容相似度太高。所以你平时可以多准备一些自己亲手去写的、专属于自己的模板。在一篇邮件的内容里，同一个关键词也尽量不要重复！
3、别用附件、图片、带超链接（网址）和联系方式
对客户来说，你是陌生人，你的邮件是待识别的陌生邮件，只有他设你为白名单，或者回复你后，你才能用附件之类的。第一封邮件的正文别添加附件，最好不要加图片、链接，必须加，一定要让图片很小，500K以内，并且调整好图片大小；链接只能加谷歌推特等国际化的网址链接，不巧的是，你们的企业网站和阿里巴巴旺铺网站都不是安全网站。其实联系方式这种玩意，在开发信里不该出现，因为你的邮箱地址本身就是一种联系方式。弄那么多联系方式，客户对产品感兴趣时，该跟谁联系呢？如果是跟你联系，那其它联系方式你不是白加了吗？白加就不要加了吧。
4、别碰违禁词
根据国外网络服务商godaddy的统计，与销售有关的SPAM高频词通常有：Free, Discount, Oppotunity, Win,Winner, Cheap, Deal, Debt, Income, Insurance, Loan, Money, Mortgage, Price,Rate, Profit, Save, Merchant, Stock, Act Now, All New, Call Now, Subscribe Now,Million, Dollars, Opportunity, Compare, Check, Cash, Bonus, Credit, Loans, Buy,Direct, Get Paid, Order Now, Specializing, Specialized, Offer, Please Read,Don’t Delete, Special Promotion, Satisfaction Guaranteed, You’ve Been Selected.
有童鞋可能要问了，为何我的开发信中有这些违禁词，照样可以收到客户回复？为什么有时候我也偶尔能收到国内一些公司甚至国外发来的开发信，他们的开发信里好像也有SPAM词？这是因为，每个邮件服务器运营商都不一样，它们预设的spam keywords list也不一样，所以，某封邮件在一个邮件服务器眼里是垃圾邮件，但另一个邮件服务器里就可能不是。但不管怎样，你需要做的，就是别碰违禁词。每一个违禁词，你都必须要用同样意思的词去替代！比如说，你要表达你们有价格优势，别用low price或者cheap，而是说Manufacturer of XXX here（你是制造商当然比代理商有价格优势）。同一个意思，可以有N个表达方式，看你怎么去绕弯。
只要做到以上7点，基本可以通关了，但我还要补充下面这最后两点！
5、内容要“真诚”，简洁明了
能用100字说完的事，别用1000字。客户只需要了解你的真诚和你的产品是啥，核心卖点是啥，至于你们公司的发展历史，复杂的联系方式和名片，大量的图片和附件，who care？我通常喜欢开头用一句话交朋友的、探讨共同爱好的、有关于从业共同点的、贴近生活的话题切入主题，然后谈我对行业以及客户的了解（用一两句话以吸引关注、让他们对我的专业度放心），然后再讲我是做什么产品，核心优势是啥（包括我们有哪些大客户），最后告诉对方如果有兴趣就联系我。
千万别说We know your company from http://alibaba.com，Your company seems sell safety vests, right? Do you need XXX products ? 这些废话！这些废话会让你变得啰嗦、不专业，极其容易就把一封本来不是垃圾邮件的开发信给坑进垃圾箱里去了。跟你公司产品无关、客户不可能感兴趣的话，都不要写。有一个很好的检测办法，就是，如果你删掉某句话后，剩下的内容依然很完整看起来也很有吸引力，那你删去的那句话基本就是废话了。
总结
外贸开发信的成功发送，不仅需要了解邮件的技术设置、避免不正常的邮件发送行为，还需要精心设计邮件内容。通过设置SPF、DKIM和DMARC等技术参数，可以提高邮件的送达率；通过邮箱预热和避免不正常的邮件发送行为，可以减少邮件被误判为垃圾邮件的风险；而通过优化邮件内容，可以提高邮件的吸引力和回复率。
总之，外贸开发信的成功发送，需要我们在技术、行为和内容上都下足功夫。只有综合考虑这些因素，才能提高邮件的送达率和回复率，从而在激烈的市场竞争中脱颖而出。希望这篇文章能为你的外贸开发信之旅提供一些实用的指导和帮助。祝你在外贸的道路上越走越远，取得更多的成功！